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    前期物業管理

    前期物業管理的定義

    前期物業管理與早期介入的區別主要表現在:一是內容和作用不同,前期物業管理是物業服務企業對新物業項目實施的物業管理服務;早期介入是建設單位開發建設物業項目階段引入的物業管理專業技術支持。二是服務對象不同,前期管理服務的對象是全體業主,并按規定向業主收取物業管理服務費用,早期介入服務的對象是建設單位,并由建設單位根據約定支付早期介入服務費用。

    前期物業管理的內容

    一、物業的承接查驗

    承接查驗是物業服務企業實施前期物業管理的一項重要內容。物業服務企業除了和物業建設單位辦好正常的承接查驗手續外,物管人員應熟悉小區的規劃建設情況,了解不同房屋套型的布局情況,了解小區配套設施的建設情況等等,以便于業主的查詢。

    二、業主入住及裝修管理

    業主入住及裝修管理是前期物業管理的另一項重要工作,也是容易引起投訴的重要環節,弄不好就發生推諉扯皮。物業服務企業在業主入住及裝修之前要制定周密的計劃,將業主必須遵守的規則和要求公布上墻,以便業主了解和執行。

    三、前期衛生保潔

    前期衛生保潔是小區物業管理的重要環節,前期物業管理的衛生保潔應根據收費標準來確定保潔的方法和任務。通常情況下,前期物業管理中,由于裝修得業主比較集中,往往是前邊掃了后邊倒,保潔無法達到應有的效果,小區始終處于一種臟亂的狀態。針對這種實際,前期物業管理的衛生保潔首先必須抓好裝修垃圾的集中堆放和及時清運,減少灰塵污染。其次是加大宣傳和督查力度,嚴禁裝修施工人員和業主隨意拋棄裝修雜物。三是抓好生活垃圾袋裝化,減少生活垃圾隨處放,蒼蠅滿天飛的現象。四是適當增加保潔力量,增加保潔次數,盡量使業主從一入住小區就感受到溫馨整潔的環境。

    四、前期安全防范

    前期物業管理中各種矛盾比較集中,譬如房屋質量問題,購房合同規定的內容沒有兌現問題、小區配套設施沒有到位問題、小區安全秩序問題等等,甚至裝飾裝修引起的鄰里糾紛亦需物業服務企業協調解決。這些矛盾,絕大多數不是物管公司造成的,也不是物管公司能夠解決的,但業主認為交了物管費,物管公司就應該負責解決。對此,物管公司既不能將所有矛盾推卸給物業建設單位,認為與己無關,更不能大拍胸口承諾解決。因為物業建設單位既然指定物管公司實施前期物業管理,就希望物管公司能為物業建設單位分憂解難,如物業服務企業將業主反映的問題不分青紅皂白,直接推到物業建設單位身上,物業建設單位不滿意,業主也不滿意。同時物業服務企業決不能將業主反映的問題一概承諾解決,尤其是一些涉及工程質量的問題更不能擅自做主,承諾解決的具體時間。物業服務企業對業主反映的問題,首先要分清性質,弄清情況,做好解釋工作,以使業主了解實情真相和解決處理的程序。同時積極協調,,根據存在問題的大小和難易程度,在最短的時間內協調解決業主反映的問題。


    物業管理前期介入


    總體來說,物業管理的前期介入工作分為以下幾個時段和內容:

    施工期物業管理

    設施設備調試期物業管理

    竣工驗收及物業接管驗收期間物業管理

    前期物業管理人員安排與工作進度


    一、    施工期物業管理工作

    1.     熟悉施工現場和各類施工圖紙。

    2.     跟蹤了解隱蔽工程施工及各類管道檢修口預留位置情況并作詳細記錄。

    3.     了解設計和施工狀況,各公共部分水電開關、裝飾裝修材料的造型及位置,環境清潔用水預留接口等。

    4.     對可能存在的施工質量隱患或影響使用和管理的問題同開發商協商,進行改進。

    5.     對影響大廈功能、危及設備和業主人身安全、嚴重影響今后管理運行的問題及時同開發商洽談解決,一時無法解決的,列出整改報告提交開發商備案處理。


    二、    設施設備調試期物業管理


    1.     工程部門對設備的選型、安裝提出建議,對現場設施設備安裝狀況進行檢查。

    2.     工程部門參加機電設備的檢測檢查,建立調試檔案

    3.     從物業管理的角度對可能造成的隱患或妨礙今后日常維修維護的問題,及時通報開發商。

    4.     參與設備調試,對大廈的供配電、電梯、空調(包括空調、通風及消防排煙等)、給排水(包括消防供水等)、弱電(包括消防自動報警、樓宇自動化、保安電視監控、綜合布線等)等項目的調試,對設施設備的性能、結構、參數、工作環境和操作要領進行詳細記錄;編制設施設備操作維修規程和各項操作指導書。


    三、    大廈竣工驗收及接管驗收期物業管理

       1.     大廈竣工驗收

       2.     物業企業接管驗收

    物業按業主進駐使用的要求進行全面檢查,物業接管驗收分現場驗收、資料交接、其他交接與接管驗收注意事項等四個方面

    3.     現場驗收

    (1)          土建工程:

      屋面排水坡度

      伸縮縫、地面有無滲水

      地下室墻面有無滲水

      地面有無空鼓及滲水

      進出口坡道防滑

      消防門、通道、樓梯等

    (2)          裝飾工程

      各地面、墻面、地腳線、護墻板、天花各種裝飾

      門和門框及附件

      護欄及扶手

      燈具及其他小電器設施

      外墻面包括各涂料、裝飾及玻璃幕墻

      公共區域設施設備的外裝飾

      各種標識及區域圖示

      公共洗手間、會議室、垃圾轉運站、各設備及管理用房、信報箱等

    (3)          供配電系統

      正常供電設備

      應急供配電設備

      油箱及油庫

      各配電房的防鼠

      各強電檢查井內管線及電箱

      避雷裝置

      公共照明

      用電器具等

    4)給排水系統

     ■各供水、消防水泵及電機等

     ■各水箱、給排水管網、接頭及閥門等

     ■檢查井內管線、水表及閥門等

     ■化糞池及室外排污、雨水井

     ■消防栓、消防供水管網、接頭、閥門等

     ■人防工程及相應供水系統等

    5)電梯系統

     ■各電梯運行、梯門、井道、機房及電機等

    6)空調系統

     ■空調制冷機組、各盤管機、各風管及風口

     ■空調風柜房地面排水坡度、下水口、回風系統、新風機等(包括暖風系統)

     ■各檢修口、通風及防排煙風機、風口、風管及控制系統等。

    7)弱電系統

     ■消防報警系統(消防控制中心報警聯動、自動溫煙感、警鈴及手動按鈕、防火卷簾門等)

     ■弱電檢查井內管線、接線箱等

    4、資料交接

    1)產權資料:項目批準文件、用地批準文件、建筑開工有關資料、丈量報告等。

    2)技術資料:竣工圖(包括總平面、建筑、結構、設備、附屬工程及隱蔽管線等)、各類公共設備使用說明書及調試報告、地質勘察報告、工程合同及開、竣工報告、工程預決算分項清單、圖紙會審記錄、工程設計變更通知及技術核定單(包括質量事故處理記錄)、隱蔽工程驗收記錄、沉降觀察記錄及沉降觀察點布置圖、竣工驗收證明書、鋼材及水泥等主要材料的質量保證書、新材料及構配件的鑒定合格證書、設備(水、電、空調、電梯)及衛生潔具的檢驗合格證書、砂漿及混凝土試塊試壓報告、供水管道的試壓報告、機電設備訂購合同、設備開箱技術資料、試驗記錄及系統調試記錄等。

    3)驗收資料:工程竣工驗收證書、消防工程驗收合格證、綜合驗收合格證書、用電許可證、供用電協議書、用水審批表及供水合同書、電梯使用合格證、電話保養及驗收協議等。

    5、其他交接

    1)設施設備的備用備件、施工剩余材料備品等。

    2)具有保修期的設施設備施工或購買合同(保修協議也可)等。

    3)公共區域各通道門、設備及管理用房、洗手間、檢查管井、信報箱鑰匙等。

    6、接管驗收注意事項

    1)在接管驗收前,管理處將主動與施工管理方協商有關接管驗收的問題(包括交接方具體人員、驗收具體時間、注意事項等),同時要盡量統一驗收標準,明確交接雙方的責、權、利。

    2)接管驗收不但要檢查物業的質量,而且還清點物業內各種設施設備、公共物品、圖紙資料、綠化小品等的類型、數量及其他要求的參數。驗收報告須經交接雙方認可簽字后才能生效。

    3)針對初驗發現的問題,若屬于必須改正的,書面報請施工管理方敦促施工單位返修;一時無法返修的項目要確定今后維修的期限并請開發商認可;屬于無法返修的項目,報告開發商記錄備案。

    7、設施設備試運行

    為保證大廈啟用設備即能正常運行,必須在設施設備驗收完成后有一個設備試運行階段,在這個期間,管理處的工作重點逐步由驗收交接向正常運行、保養及維修轉移,由管理處工程技術人員開始直接操作設備,但設備安裝調試單位應該派人配合并給予相關操作人員一定的培訓。


    一、   其他前期準備工作

    1、室外綠化、停車場、道路及園林小品前期介入

    根據大廈室外綠化、停車場、道路標識系統及園林小品的配套計劃,管理處將結合日后物業管理運作的需求和實際情況,提出相關工作建議供施工管理方參考。

    2、清潔衛生與環境衛生前期介入

    在大廈啟用前,施工管理方將組織施工單位負責進行全面清潔工作,管理處應該予以全面配合。在此項工作中,管理處要注意清潔外墻、石材地墻面、瓷磚地墻面、不銹鋼飾面所使用的清潔液、清潔工具等,防止腐蝕和劃傷以上材料,造成業主的損失及后續物業管理工作的困難。

    3、消防及安全管理前期介入

    大廈的消防工作注重從根本上杜絕火源及控制易燃材料。在室內第一、二次裝修中,許多材料是易燃品,施工現場情況復雜,極易發生火險和盜竊事件。管理處將對施工管理方進行嚴格巡視檢查,及時發現危險隱患,報告施工管理方采取措施,以保證生命財產的安全。

    4、外部公共關系建立

    為保證今后物業管理的順利開展,管理處經理將在大廈全面啟用前,與相應的政府及公用事業各職能機構建立穩定的溝通渠道,辦理相應的法律文本,并獲得當局的批準。

    5、業主全面進駐準備

    大廈業主全面進駐之前,管理處將主動與業主溝通、協調,確定包括遷入日期、時間、搬運物資數量、停車地點、搬運路線、搬運時間、電梯使用等,并共同制定搬遷計劃及注意事項。在遷入過程中,管理處將再次確認安排事項,派有關人員在現場迎接、指引路線,同時監督搬運工人遵守有關規定,保持良好秩序,減少對其他業主的影響。


    二、   前期物業管理人員安排計劃與工作進度

    1、人員安排計劃

    根據前期管理工作計劃及施工進度,管理處的員工將按計劃逐步招調到位。

    1)施工期人員安排及職責

    成立前期物業管理小組,組長1人,由公司總經理擔任;組員4人,負責領導、指揮、安排前期物業管理工作,進一步的調查摸底,制定出具體的大廈《物業管理前期介入方案》。

    派長駐大廈施工現場管理人員3人,在中標15天后進入現場,負責與施工管理方保持密切的聯系,參與施工方的日常管理工作,完成施工現場的物業管理前期工作。

    2)設備調試期人員安排與職責

    成立以工程部經理為組長,由配電、給排水、空調、自動化專業工程師組成的四人小組赴現場,參與設備調試期觀摩,接受設備提供方的培訓負責掌握設施設備的性能、結構、參數等,編制設施設備操作維修規程和各項作業指導書等。

    接管驗收前3個月,物業管理公司派往大廈的7名管理骨干將全部到位,負責大廈物業管理的籌備工作,包括人員招聘、培訓、物資裝備等。

    此階段物業管理公司將適時派出由總經理帶隊的專業人員7人參與接管驗收,擬定大廈《物業管理接管驗收方案》,協助管理處開展工作。

      接管驗收前1個月,管理處全部人員到位。


    2、工作進度

    根據大廈實際情況和待業慣例,建議在定標后10天內簽定《物業管理委托合同》,中標15天后開展前期管理。





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